Un estudio reciente de Mckinsey publicado en la página web de Harvard Business Review descubrió que el trabajador medio a tiempo completo gasta alrededor del 28% de sus horas de trabajo a la semana revisando y respondiendo correos electrónicos. Eso es aproximadamente 2 horas y media de su día de trabajo dedicado a comunicarse electrónicamente con colegas, clientes y otras partes con las que está negociando. Sin embargo, según una encuesta encargada por Adobe que apareció en Huff Post, ¡algunos profesionales pueden pasar hasta 6.3 horas al día en el correo electrónico! Esto puede cambiar a medida que la Generación Z prefiera la mensajería instantánea, mensajes de texto y foros de colaboración.
Está claro que el correo electrónico sigue siendo una forma de comunicación líder en el mundo de los negocios. Y con la propensión a que el correo electrónico sea malinterpretado cuando se trata del tono y de la intención, ¡ten cuidado con el correo electrónico!
Teniendo esto en cuenta, ¿qué debo hacer y qué no debo hacer cuando se trata de negociar por correo electrónico?
Cuándo negocias por correo electrónico:
La negociación por correo electrónico es adecuada para los pasos de Proponer y Acordar.
Enviar una propuesta por correo electrónico aclara cuál es el intercambio entre ambas partes. El paso de acuerdo facilita la confirmación de todos los detalles de lo que se ha acordado hasta ahora o hasta su finalización. Esto es crítico para todas las negociaciones, ya sean internas o externas. Proporciona una definición clara sobre quién está haciendo qué, dónde y cómo. Dejar esto por escrito (electrónicamente) evita cualquier malentendido sobre las expectativas de lo que está por venir. Y si hay malentendidos, es probable que surjan cuando se envíen a la otra parte. Estos malentendidos se deben frenar y aclarar por teléfono o mediante negociación cara a cara para obtener una mayor comprensión y aclaración de estos puntos.
Hay otra excepción más, esta es cuando no te importa mucho el trato o la interacción y solo necesitas seguir hacia delante y dedicar tu tiempo a actividades de mayor prioridad.
Cuándo NO negociar por correo electrónico:
En primer lugar, no facilitaría ninguna negociación CRÍTICA por correo electrónico que no sea del paso de Acordar o establecer reuniones y puntos de agenda.
No realice el paso de Discusión (discusión y descubrimiento) por correo electrónico o cuando su propuesta es rechazada. La negociación cara a cara es mejor en este punto. Al comunicarte en persona, obtendrá muchas oportunidades para escuchar y prestar atención a las palabras que usa la otra parte y observar su lenguaje corporal. Las personas emitirán señales con respecto a sus áreas de flexibilidad, limitaciones y prioridades simplemente por su elección de palabras. Por ejemplo:
"Sería bueno si pudiéramos tener X, pero definitivamente necesitamos Y".
O
"Tenemos un presupuesto de alrededor de 200k".
Si no puede comunicarse cara a cara, el teléfono es la siguiente mejor opción. Una vez que estás conectado con esa persona mediante el teléfono, puedes hacer preguntas sobre la marcha para así descubrir dónde pueden estar los obstáculos, esto es mucho más eficiente y efectivo que el correo electrónico. Además, brinda la oportunidad de utilizar un tono de colaboración en la comunicación, esto está muy limitado si usamos el correo electrónico.
Felices negociaciones.